وقتي مالك يك كسب و كار كوچك هستيد، ده‌ها نفر و ده‌ها پروژه در اطراف شما وجود دارد كه نمي‌دانيد وقت و زمان خود را صرف كدام يك از آنها بكنيد. خيلي سخت است كه بفهميد از منابع خود در كجا استفاده كنيد. ولي با كمك بهره‌وري شخصي خود، مي‌توانيد بهره‌وري شركتتان را تعيين كنيد، پس خيلي مهم است كه هميشه كارآمد عمل كنيد.
ما براي كمك به شما، كاربردي‌ترين و روشنگرترين توصيه‌ها در مورد انجام كارها را در زير بيان مي‌كنيم. با استفاده از اين نكات، كارهاي خود را اولويت‌بندي كنيد، مواردي كه باعث حواس‌پرتي شما ميشوند را مديريت نماييد، و تصميم بگيريد.
1 . براي 20 تا 80 تحليل در هر ماه، برنامه‌ريزي كنيد.
تيم فريس كه معلم بهره‌وري است از اين تكنيك براي افزايش فروش خود و كاهش ساعات كاري‌اش استفاده كرد.
نكته‌ي اين روش اينجاست كه مهم‌ترين چيزهايي كه بايد بر آنها تمركز كنيد را مشخص نماييد. ابتدا 20 درصد از فعاليت‌هايي را كه 80 درصد از نتايج مطلوب را توليد مي‌كنند مشخص كنيد. سپس 20 درصد از فعاليت‌هايي را كه 80 درصد از زمان شما را به خود اختصاص مي‌دهند مشخص نماييد. در نهايت، مواردي كه با هم تداخل دارند و مواردي كه تداخل ندارند را تعيين كرده و فعاليت‌هايي را كه وقت شما را گرفته ولي نتايج مهمي در پي ندارند حذف كنيد.
به عنوان يك مالك كسب و كار، خيلي راحت ممكن است سرتان شلوغ شود، ولي مشغول بودن، لزوما مولد و سازنده نيست.
2 . ليست اولويت‌هاي خود را هميشه كوتاه نگه داريد.
وقتي مسئوليت يك كسب و كار كوچك را بر عهده داريد، ممكن است اينطور به نظر برسد كه ليست كارهايي كه بايد انجام دهيد بي‌پايان است و به هر چيزي بايد به يك اندازه توجه شود. ولي بهترين نكته‌ي بهره‌وري اين است كه "هيچ چيز مثل ليستي با 10 اولويت نيست". كارآفرين‌ها بايد يك ليست خيلي كوتاه از اولويت‌هاي خود تهيه كنند تا تمركز تيم‌هاي خود را روي پروژه‌هاي واقعا مهم معطوف نمايند.
3 . ايميل‌هاي غيرضروري را در حاشيه قرار دهيد.
اين مهم است كه مالكان كسب و كارهاي كوچك هميشه از آخرين اخبار منطقه‌اي كه در آن كار مي‌كنند مطلع باشند. ولي اگر هر خبري را به محض اينكه وارد اينباكس شما شد بخوانيد، بهره‌وري‌تان كاهش مي‌يابد. پس توصيه مي‌شود براي اخبار و تبليغاتي كه نياز به توجه فوري ندارند، يك ايميل جديد باز كرده و چند شب در هفته آن را چك كنيد. در اين صورت حواستان پرت نشده و مي‌توانيد در طول روز بر كارهاي مهم خود تمركز كنيد.
4 . زمان جلسات خود را به 30 دقيقه محدود كنيد.
در اكثر نرم‌افزارهاي تقويم، زمان جلسه به طور پيش‌فرض روي يك ساعت تنظيم شده است. اكثر مسائل را مي‌توان در عرض 30 دقيقه يا كمتر بررسي كرد. عادت كنيد جلسات خود را نيم ساعته برگزار كنيد، مگر اينكه بدانيد يك موضوع به توجه بيشتري نياز دارد.
5 . حداقل يك روز در ماه، به آینده فكر كنيد.
معمولا در انبوه تماس‌ها و جلسات روزانه، تفكر استراتژيك از بين مي‌رود. به رهبران كسب و كار توصيه مي‌شود به تنهايي دوچرخه سواري كرده يا كار ديگري انجام دهند تا ذهنشان پاك شود. در اين صورت مي‌توانند تمركز كرده و ببينند كه صنعت دارد به كدام سمت مي‌رود، شركتشان در چه جهتي در حال حركت است، چه كار متفاوتي بايد انجام دهند، و چه كار بهتري بايد صورت گيرد.
| |
6 . روز خود را پيرامون انرژي و احساسات خود برنامه‌ريزي كنيد.
|
با توجه به اينكه چقدر انعطاف‌پذير هستيد، مي‌توانيد روز كاري‌تان را طبق نوسانات معمولي خلق و خو و انرژي خود برنامه‌ريزي كنيد. در اين صورت به جاي اينكه روزتان هدر برود يك روز فوق‌العاده مولد خواهيد داشت.
به عنوان مثال اگر متوجه شويد كه اواخر بعد از ظهر انرژي بيشتري داريد، طوري برنامه‌ريزي كنيد كه ايميل‌ها را از ساعت 4 تا 5 پاسخ دهيد. و اگر بدانيد كه بعد از جلسات تيمي يعني بعد از ساعت 10 صبح انرژي فوق‌العاده‌اي داريد، بقيه‌ي صبح را روي يك پروژه‌ي خلاقانه كار كنيد.
|
7 . ياد بگيريد كارها را واگذار كنيد.
آيا در انبوه كارهاي خود غرق شده‌ايد؟ كل بار سنگين شركت را تنهايي به دوش نكشيد. در عوض مشخص كنيد كه كدام كارها بايد توسط اشخاص ديگر انجام شوند و آن كارها را بين اعضاي تيم خود تقسيم كنيد. مطمئن شويد كارها را به افرادي واگذار كنيد كه در حوزه‌ي خاص شما توانايي بهتري براي تصميم‌گيري دارند.
8 . داده‌ها را تحليل كنيد.
شما گاهي اوقات مجبور مي‌شويد با اطلاعات ناقص تصميم‌گيري كنيد. تا جايي كه امكان دارد به جمع‌آوري داده و تحليل بيشتر بپردازيد، ولي لحظه‌ي تصميم‌گيري را به تاخير نيندازيد، چون در اين صورت همه خسته و نااميد ميشوند.
9 . هر هفته، يك روز را بدون جلسه بگذرانيد.
اگر به ديگران اجازه دهيد، احتمال دارد كل ساعات هفته‌ي شما را به جلسات اختصاص دهند. به همين دليل بايد در يك روز از هفته، جلسه را ممنوع كنيد تا بتوانيد بدون حواس‌پرتي روي كارهاي بزرگ تمركز كنيد. اين روش، يك ابزار ارزشمند است تا مطمئن شويد كه به طور پيوسته مي‌توانيد روي پروژه‌ي خود كار كنيد.
10 . يك فضاي كاري راحت ايجاد كنيد.
تحقيقات نشان داده‌اند كه تصميم‌گيري در مورد چگونگي محيط كارتان، باعث بهبود بهره‌وري مي‌شود. فرقي ندارد كه در خانه كار مي‌كنيد يا يك اداره، در هر صورت ويژگي‌هاي طراحي محيط كارتان مهم است. فضاي اتاق خود را با عكس‌هاي دوستان و خانواده شخصي‌سازي كنيد(يا حداقل پس‌زمينه‌ي دسكتاپ خود را شخصي‌سازي كنيد). يك سبد در كنار خود قرار دهيد و كاغذها و كتاب‌هايتان را در آن بگذاريد تا اطرافتان مرتب باشد، و يك لامپ كوچك هم روي ميز خود قرار دهيد تا از بابت نور هم خيالتان راحت شود.
11 . سلامتي خود را در اولويت قرار دهيد.
رفاه شخصي خود را فداي كسب و كارتان نكنيد. تحقيقات نشان مي‌دهند كه تغذيه‌ي نامناسب و عدم فعاليت بدني، باعث كاهش بهره‌وري شما در محيط كار مي‌شود.
تيم خود را نيز تشويق كنيد تا به سلامت خود اهميت بدهند. اگر آنها كل روز را به صورت قوز كرده پشت كامپيوترهايشان مي‌نشينند، سلامتيشان در طولاني‌مدت به خطر خواهد افتاد و در اين صورت عملكرد شركت شما نيز كاهش خواهد يافت.
برگرفته از سايت businessinsider.com