احتمالا استراتژی‌های عملکردتان را به گونه‌ای ترتیب داده باشید که بتوانید حجم کار بیشتری را نسبت به گذشته انجام دهید.
به‌عنوان مثال کارها را اولویت‌بندی و برای انجام آنها برنامه‌ریزی کردید. بخشی از وظایف‌تان را تفویض کردید. روی کارهای مهم تمرکز بیشتری داشتید و اکنون می‌خواهید قدم بعدی را بردارید. گام بعدی افزایش بهره‌وری است. شما می‌خواهید در مدت زمان کمتر، بهترین عملکرد را از خودتان نشان دهید.
اما دقیقاً چه استراتژی می‌تواند برای موقعیت شما مناسب باشد؟
من به‌عنوان مربی مدیریت زمان با افراد زیادی کار می‌کنم که باید در مدت زمان کمتر، کار بیشتری را انجام دهند. تجربه به من نشان داده است با استفاده از یکی از این پنج استراتژی می‌توانید از هدر رفتن ساعت‌های زیادی در هفته جلوگیری و این زمان‌های ارزشمند را ذخیره کنید.
۱.انتظارات واقعی‌تان را صریحا مشخص کنید:
وقتی کار مهمی را به عهده می‌گیرید، با همه ذینفعان اصلی در مورد آنچه از شما انتظار دارند صحبت کنید. شاید از شما انتظار یک عملکرد فوق العاده داشته باشند یا شاید هم انجام کار به‌صورت معمول برای‌شان مناسب باشد. شاید نیاز به یک برنامه جامع داشته باشند، شاید هم نگارش یک طرح اولیه کفایت کند. شاید از شما بخواهند که مستندات را در قالب فایل پاورپوینت به آنها ارایه بدهید، شاید هم نیازی به این کار نباشد.
یکی از مراجعان من که در صنعت مالی فعالیت می‌کند، وقتی متوجه شد که در بعضی موارد، تمام آنچه لازم است دریافت اطلاعات کافی برای اخذ یک تصمیم یا انصراف از آن است، توانست روزهای کاری بیشتری را برای خود ذخیره کند. واقعیت این است که همه موقعیت‌ها نیاز به تجزیه و تحلیل‌ّهای عمیق و دقیق ندارند.
وقتی مشخص کنید دقیقا چه چیزی، در چه سطحی مورد نیازتان است، می‌توانید ساعت‌ها در تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کاری را چگونه انجام دهید، صرفه‌جویی کنید.
۲. از ابزارها و داشته‌های قبل، استفاده مجدد کنید:
با توجه به استراتژی استفاده مجدد و بازیابی کار، توانایی شما برای کاهش زمان فعالیت‌ها، بسته به مسوولیت خاصی که دارید، متفاوت خواهد بود.
اما در جایی که امکان دارد از روش‌هایی مثل کپی، پیست و ویرایش استفاده کنید. این رویکرد می‌تواند برای ارسال ایمیل، ارائه شفاهی، آموزش، طرح پروپوزال و تقریباً هر نوع فعالیت مشابه دیگری که با آن روزانه سروکار دارید، اتفاق بیفتد. به کارگیری این استراتژی برای آن دسته از مراجعان من که کارشان تدریس، ارائه شفاهی پاورپوینت یا سخنرانی ست، بسیار مفید و کارگشا بوده است.
اگر به خاطر زمان تحت فشار هستید، تلاش کنید ابزارها، اطلاعات و موارد مورد نیازتان را سریع‌تر به روز‌رسانی کنید. از هر چیزی که تاکنون برای صرفه‌جویی در وقت و ارائه بهترین محتوا داشتید، استفاده کنید. بهترین سخنران‌ها تمایل دارند که سخنان‌‌شان را بارها و بارها تکرار کنند، زیرا باور دارند تمرین از آنها بهترین‌ها را می‌سازد.
۳. قالب و چک لیست تهیه کنید:
برای سرعت بخشیدن به روند کار معمول و روزانه، قالب‌ها، چک لیست‌ها یا مواردی از این دست که می‌توانید از آنها بهره ببرید، تهیه کنید. به‌عنوان مثال، من یک قالب ایمیل دارم که هر سال با تکمیل آن اطلاعات مالیاتی پایان سال را برای حسابدارم ارسال می‌کنم. همچنین برای هر ماه از یک چک لیست ماهانه مالی استفاده می‌کنم.
ممکن است برای فعالیت‌هایی مانند جمع‌آوری گزارش‌های هفتگی، سخنرانی‌ها یا برنامه جلسات روزانه، به قالب‌ّهایی نیاز داشته باشید. همچنین، شما می‌توانید چک لیست‌های کارآمدی برای برنامه‌ریزی‌های هفتگی، جلسات کارمند و کارفرما یا سایر فعالیت‌های مشابه و تکرارشونده پیدا کنید. هم قالب‌ها و هم چک لیست‌ها، به شما این امکان را می‌دهند، بهترین عملکردتان را در کمترین زمان به نمایش بگذارید. زیرا نیازی نیست که وقت زیادی صرف کنید تا به خاطر آورید، چه کاری را باید انجام دهید یا چه تصمیمی را باید در مرحله بعد اتخاذ کنید.
شما می‌توانید این قالب‌ها و چک لیست‌ها را در یک سیستم پیشرفته‌تر نگه دارید، اما در اغلب موارد، ثبت آنها در یک سند Word کفایت می‌کند.
۴. مکالمه کنید:
بسته به هدفی که دارید، می‌توانید با به اشتراک گذاشتن شفاهی کارهایی که انجام داده‌اید، در وقت صرفه جویی کنید. به عنوان مثال، شاید مدیرتان از شما بخواهد درباره موضوع خاصی تحقیق کنید. به جای ترتیب دادن یک ارایه رسمی، می‌توانید هدف‌تان را در زمان کمتری محقق کنید. کافی است یادداشت برداری کنید و یافته های خود را در یک جلسه رو در رو با رئیس‌تان در میان بگذارید. همچنین این استراتژی برای برقراری ارتباط با مفاهیم انتزاعی‌تر، مانند طراحی، می‌تواند بسیار راهگشا باشد.
یکی از مراجعان من برای برقراری ارتباط با یک معمار راه سریع‌تری را پیدا کرد. او از روش صحبت کردن یا ترسیم افکارش به جای تلاش برای نوشتن آنها، استفاده کرد.
| |
«داشتن برنامه زمان‌بندی تضمین نمی‌کند که بتوانید کارتان را در مدت زمان مشخص به پایان برسانید؛ اما قطعاً می‌تواند به تمرکزتان در انجام کارها کمک کند.» |
|
۵. زمان بندی داشته باشید:
سرانجام، یک استراتژی برای اینکه همچنان بتوانید بهترین عملکرد را در کمترین زمان داشته باشید، این است که مشخص کنید به چقدر زمان برای انجام وظیفه‌ای خاص یا بخشی از آن نیاز دارید؟ به این زمان پایبند باشید. به‌عنوان مثال، اگر بیش از حد برای مرحله تحقیق زمان صرف می‌کنید، باید به خود بگویید: «من حداکثر بعد از یک یا دو ساعت این مرحله را متوقف می‌کنم.» و عملا این کار را انجام دهید.
یا اگر همچنان در کشمکش تهیه یک پیش نویس هستید، سریع‌تر تصمیم بگیرید که می‌خواهید چقدر زمان برای تایپ آن صرف کنید.
برنامه زمان‌بندی تضمین نمی‌کند که کارتان را در مدت زمان مشخص به پایان برسانید؛ اما قطعاً می‌تواند به تمرکزتان در انجام کارها کمک کند.
حرف آخر این که هر‌کس محدودیت‌های خاص خودش را دارد. بنابراین نمی‌توانم قول بدهم که همه چیز با استفاده از راهکارها و استراتژی‌های گفته شده به خوبی انجام خواهد یافت. اما وقتی این تکنیک‌ها را به کار می‌برید، قطعا می‌توانید در زمان کمتری، کارهای بیشتری را انجام دهید.
نویسنده: Elizabeth Grace Saunders
مترجم: نازنین توکلی (کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی)
برگرفته از سایت hbr.org
برای مطالعه بیشتر:
آیا در محیط کار با دود خاکستر شدن استعدادهای‌تان محاصره شدید؟
چگونه در محیط کار، شوخ طبع و سرزنده باشیم؟
مدیریت استعداد، راهبردی برای توسعه کارمندان مستعد در سازمان
چرا کارکنان محل کارشان را ترک می‌کنند؟ (۵ اشتباه رهبران کسبوکار)
چرا طراحی دفتر کار باز، بهره‌وری‌مان را کاهش می‌دهد؟
چهار راهکار موثر برای تبدیل کارمندان کم‌کار به کارمندان پرکار
چرا کارکنان نقاط ضعف و ناتوانی‌شان را در محل کار پنهان می‌کنند؟
برای بهره‌وری بیشتر کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید
موثر بود‌ن شاد‌ی بر افزايش بهره‌وری در محل كار